Pola komunikasi adalah suatu gambara yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lainnya (Soejanto, 2001). Pola Komunikasi diartikan sebagai bentuk atau pola hubungan dua orang atau lebih dalam proses pengiriman, dan penerimaan cara yang tepatsehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.
1. Saluran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communicationws), dan komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan dibahas mengenai keterbatasab komunikasi formal (montana, 1993; greene, 1985)
a. Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas kebawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi dari manajer kebawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasi , memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut bisa berupa lisan (oral communications) maupun tertulis (written communications).
Menurt katz dan khan, komunikasi kebawah memiliki lima tujuan pokok yaitu:
1. Memberikan penghargaan atau instruksi kerja tertentu,
2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada paraa karyawan,
5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan saluran informasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditunjukan kepada bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang diterima disebabkan saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawan. Untuk memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari atas kebawah dalam suatu organisasi simaklah gambar dibawah.
b. Komunikasi dari bawah ke atas
Dari struktur orgsnisasi,komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas(manajer).
Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya pencapaian tujuan organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan terhadap informaasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan.
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal atau sering juga disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam suatu organisasi, tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberi kan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar. akan tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau minim dipakai.
d. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level organisasi yang berbeda.contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adlah:
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi tradisional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Namun komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
e. Keterbatasan komunikasi formal
Meskipun sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Kemudian dilihat dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dalam saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalah pahaman.
Bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi
2. Saluran komunikasi informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang akan ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada. Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk bertukar informasi antara orang yang satu dengan oang yang lain. Oleh karena itu keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
• Membaca
• Mendengarkan
• Membuat percakapannya menarik
• Melakukan wawancara
• Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
• Berpidato dan presentasi
• Menulis surat, memo, dan laporan
1. Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
a. Mengurangi jumlah pesan
- Manajer perlu menentukan skala prioritas pesan.
- Satu halaman surat butuh sumber uang / bahan, waktu dan tenaga
- Sepucuk surat merupakan investasi berharga
- Pertimbangan organisasi
b. Instruksi yang jelas
- Manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.
- Komunikator dalam organisasi sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan
c. Mendelegasikan tanggung jawab
- Tujuan organisasi bisa tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.
- Manajer harus bisa mendelegasikan pekerjaan komunikasi kepada bawahannya.
d. Melatih petugas
- Komunikator yang baik akan selalu melakukan latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
- Organisasi dianjurkan untuk memberikan pelatihan bagi komunikator.
- Komunikator perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan presentasinya.
Masalah Komunikasi dalam Organisasi
1. Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan disampaikan.
2. Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
3. Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
4. Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami perubahan
5. Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
6. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
7. Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi
Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :
1. Memerikan umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2 (dua) arah
2. Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.
3. Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Brikan Komentarmu. Supaya Karyaku Semakin Baik Untukmu :)