Softskill - Dasar Komunikasi dan Komunikasi Bisnis

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications : Principles and methods)

Komunikasi :
•    melibatkan dua orang atau lebih
•    menggunakan cara - cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol - simbol atau sinyal. Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

•    Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
•    Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lbih yakni komunikator dan komunikan.
•    Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
•    Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
•    Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
•    Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen

Sumber: http://ula-silvi.blogspot.com/2012/06/pengertian-komunikasi-bisnis.html
http://catatanindahpratiwi.blogspot.com/2011/03/prinsip-dasar-dan-pemahaman-mengenai.html


Cakupan/Ruang Lingkup Komunikasi
Menurut Onong Uchjana Effendy dalam buku Dimensi Komunikasi menyatakan bahwa ruang lingkup/cakupan komunikasi sebagai berikut :

1. Bentuk Komunikasi :
a) Personnal Communication (Komunikasi Pribadi) :
- Intrapersonnal Communication (Komunikasi Intrapribadi)
- Interpersonnal Communication (Komunikasi Interpersonal)

b) Group Communication (Komunikasi Kelompok) :
- Small Group Communication (Lecture, Panel Discussion, Symposium, Seminar.
- Brainstorming, Ect.)Large Group Communication / Public Speaking.

c) Mass Communication (Komunikasi Massa dengan medianya Pers, Radio, TV, Film, dsb.)

2. Sifat Komunikasi :
a) Verbal :
- Oral (Ucapan)
- Written (Tulisan)

b) Non-verbal :
- Kinesikal (bahasa tubuh):
- Gestural (gerak-gerik tubuh)
- Postural (sikap tubuh)
- Facial Expressions (akspresi muka)
- Symbolic Cloting (pakaian symbol)
- Signal (Bel, Bedug, Morse, Simapore)
- Pictorial (Poster, Billboard, Rambu-rambu lalu lintas)

3. Teknik Komunikasi :
•    Journalism
•    Public Relations
•    Advertising
•    Exhibition / Exposition
•    Propaganda
•    Publicity Etc.

4. Metoda Komunikasi :
•    Informative Communication
•    Persuasive Communication
•    Coersive / Intructive Communication

5. Fungsi Komunikasi :
•    Public Information
•    Publik Education
•    Publik Persuasion
•    Publik Entertaiment

6. Tujuan Komunikasi :
•    Social Change / Social Participation
•    Attitude Change
•    Opinion Change
•    Behaviour Change

7. Model Komunikasi :
•    One Step Flow Communication
•    Two Step Flow Communication
•    Multi Step Flow Communication

8. Bidang Komunikasi :
•    Social Communication
•    Managemen Communication
•    Bussiness Communication
•    Political Communication
•    Cultural Communication
•    Traditional Communication
•    International Communication

9. Sistem Komunikasi :
•    Social Responsibility System
•    Authoritian System

10. Interaksi Komunikasi :
•    Komunikasi Sosial
•    Komunikasi Media (1994 : 10 – 11)

Sumber: http://kampuskomunikasi.blogspot.com/2008/04/cakupanruang-lingkup-komunikasi.html



Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikasi dapat terjadi dalam beberapa bentuk. Misalnya, komunikasi tatap muka, telepon, telegram, dll. Komunikasi terbagi menjadi 2 Jenis, yaitu:
a.    Komunikasi Verbal dan
b.    Nonverbal

Komunikasi Verbal
Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis.

Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Bentuk Komunikasi Verbal :
1.    membuat dan mengirim surat klaim
2.    membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3.    membuat dan mengirim surat pemesanan barangan kepada pihak lain
4.    membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5.    membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6.    memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru
7.    berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8.    melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
9.    mengadakan briefing dengan staf karyawan
10.    mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah
11.    melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
12.    melakukan teleconference dengan pihak lain

KOMUNIKASI NON VERBAL
 Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) merupakan hal yang penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

Tujuan komunikais non verbal ;
- Menyediakan/memberikan informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
-Mengekspresikan suatu emosi
-Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
-Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
-Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajar golf dan sejenisnya.

Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.

Bentuk Komunikasi Non Verbal
1.    menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
2.    mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berpikir
3.    gambar pria/wanita yang dipasang dipintu masuk toilet umum untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
4.    berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam
5.    tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan
6.    membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain
7.    menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan
8.    asbak di atas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok
9.    mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita

Pentingnya Komunikasi Non Verbal
1.    menyediakan/ memberikan informasi
2.    mengatur alur suatu percakapan
3.    mengekspresikan emosi
4.    memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5.    mengendalikan/ mempengaruhi orang lain
6.    mempermudah tugas-tugas khusus

Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis
PROSES KOMUNIKASI
Peranan Komunikasi Bisnis
•    bekerjasama menentukan tujuan yang ingin dicapai
•    menyusun rencana kerja
•    mebgelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya
•    pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi

Persyaratan Individu Dalam Komunikasi Bisnis Yang Efektif
1.    terbuka (transparan)
2.    tidak arogan
3.    adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dnegan informasi bisnis
4.    kompeten
5.    antusias
6.    penuh perhatian
7.    Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukanan selama komunikasi
8.    sabar dan penuh perhatian, bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun
9.    jujur, mempunyai integritas yang tinggi
10.    menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
11.    memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif

Sumber: http://catatanindahpratiwi.blogspot.com/2011/03/prinsip-dasar-dan-pemahaman-mengenai.html

Pengantar Komunikasi Bisnis
Memasuki millenium baru, dunia usaha banyak menghadapi masalah kompleks. Bukan saja karena cakupan bisnisnya yang semakin beragam, melainkan juga karena skala bisnis sudah menjadi problem yang sangat luas. Sejumlah ahli mengatakan bisnis sudah menjadi masalah global. Mengapa sampai demikian?

o    Pertama, karena semakin pesatnya kemajuan di bidang sain dan teknologi, sehingga merangsang terciptanya sistem dan proses produksi yang efisien. Produksi barang dan jasa sudah melampaui batas kebutuhan pasar dalam negeri, sehingga perlu di ekspor.
o    Kedua, karena teknologi telah mempercepat pembangunan sarana dan prasarana transportasi, sehingga mobilitas sosial menjadi semakin cepat dan tinggi.
o    Ketiga, bersamaan dengan itu, kemajuan di bidang transformasi informasi [komunikasi] juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung pada jarak geografis. Bukan itu saja, kemajuan di bidang komunikasi [media massa] telah mempengaruhi pola-pola bisnis antarmanusia.

Fenomena inilah yang menyadarkan banyak orang betapa pentingnya memahami gejala komunikasi dalam rangka memahami gejala bisnis.

Jika kita melihat bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama suatu proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan, sebaliknya, bisnis adalah komunikasi. Artinya, pada tingkatan gejala [fenomena], antara komunikasi dan bisnis merupakan gejala yang terintegrasi. Tidak bisa dipisah-pisahkan.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sbb :
o    Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi; sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa. Dalam konteks tertentu, informasi juga termasuk barang dan jasa. Misalnya : informasi lewat surat kabar, majalah, televisi, dll.
o    Kemudian, bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tsb kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain bisa disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
o    Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Dengan cara berpikir di atas, kita akan berusaha menjelajahi kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi. Ada tiga kajian yang bisa kita telaah :
o    Kajian tentang kegiatan bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut pandangan komunikasi menerangkan gejala bisnis.
o    Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut pandang bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi. Atau, secara sederhana, komunikasi sebagai bisnis.
o    Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat dalam proses komunikasi maupun bisnis.

Sumber: http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/komunikasi_bisnis.htm