Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi:
1. Menurut fungsinya.
- Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
- Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
- Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
2. Menurut subyeknya
- Suatu laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu diperoleh.
- Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.
3. Menurut Formalitasnya.
- Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
- Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.
4. Menurut keasliannya
- Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
- Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5. Menurut frekuensinya
- Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
- Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
6. Menurut jenisnya
- Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
- Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
7. Menurut Kegiatan Projek
Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8. Menurut pelaksanaan Pertemuan
- Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
- Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
- Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
C. Bagian pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a. Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
b. Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
c. Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.
d. Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis
e. Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
f. Metodologi : metode pengumpulan informasi
g. Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
h. Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.
i. Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
j. Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
k. Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
a. Rangkuman
Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan
Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis
c. Rekomendasi
Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d. Rencana Tindakan
Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.
Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
c. Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
Penulisan Laporan Singkat
A. KARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
B. MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Brikan Komentarmu. Supaya Karyaku Semakin Baik Untukmu :)